УТВЕРЖДАЮ
Руководитель архивного агентства
Иркутской области _______________С.Г. Овчинников
10 января 2014 г.
Основные направления развития архивного дела в Иркутской области на 2014 год
Основываясь на параметрах прогноза социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2016 г., руководствуясь Концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.11.2008 № 1662-р, Стратегией инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 г., утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 08.12.2011 № 2227-р, в части, касающейся политики в области культуры и архивного дела деятельность архивных учреждений Иркутской области в 2014 году будет сосредоточена на выполнении приоритетных задач развития архивного дела:
создание оптимальных условий, обеспечивающих постоянное (вечное) хранение документов Архивного фонда Российской Федерации;
удовлетворение потребностей общества и государства в архивной информации;
повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных и муниципальных услуг;
осуществление финансирования и контроль за выполнением государственных полномочий по вопросам комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области и находящихся на территории муниципальных образований;
участие в реализации Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г.;
выполнение решений, рекомендаций принятых Советом по архивному делу при федеральном архивном агентстве (17 сентября 2013 г., г. Анапа), научно-методическим советом архивных учреждений Сибирского федерального округа (26-27 июня 2013 г., г. Новосибирск);
выполнение мероприятий по реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации от 7 февраля 2008 г. № Пр-212 государственными и муниципальными архивами Иркутской области;
реализация мероприятий ведомственной целевой программы «Электронный архив особо ценных и ценных документов Государственного архива Иркутской области (2012-2014 гг.)»;
создание территориального страхового фонда документации Иркутской области.
По-прежнему, предметом постоянного внимания со стороны архивного агентства Иркутской области будут вопросы обеспечения соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории Иркутской области.
1.Государственное регулирование развития архивного дела
В целях совершенствования областного законодательства в области архивного дела планируется:
доработать и представить на утверждение Правительства Иркутской области порядок возмещения за счет средств областного бюджета расходов негосударственным организациям на обеспечение отбора и передачи в упорядоченном состоянии в областные государственные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к областной государственной собственности;
разработать административный регламент исполнения государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области.
В целях обеспечения устойчивого функционирования экономики, объектов повышенного риска и объектов систем жизнеобеспечения населения Иркутской области в мирное и военное время, в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 18 января 1995 года № 65 «О создании единого российского страхового фонда документации», постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 1995 года № 1253-68 «Об обеспечении создания единого российского страхового фонда документации» в 2014 году будет продолжена работа по созданию территориального страхового фонда документации Иркутской области.
В связи с закрытием градообразующего предприятия Иркутской области - ОАО «Байкальский целлюлозно-бумажный комбинат» запланирован комплекс мероприятий по обеспечению сохранности документов, образовавшихся в процессе его деятельности.
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления», во исполнение пункта 5.2 плана выполнения мероприятий по достижению показателей, указанных в пункте 1 и подпункте «е» пункта 2 Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года № 601 государственными и муниципальными архивами области будет продолжена работа по внесению изменений в административные регламенты предоставления государственных и муниципальных услуг, с целью сокращения максимального срока ожидания в очереди заявителя при подаче запроса и получении результата услуги до 15 минут.
Предусмотрено внедрение:
административных регламентов предоставления архивным агентством Иркутской области (далее - архивное агентство) государственных услуг: «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных, муниципальных архивов, иных органов и организаций, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года», «Оказание в установленном порядке пользователям архивных документов информационных услуг на основе имеющихся архивных документов и справочно-поисковых средств»; «Заключение в установленном порядке с федеральными организациями, расположенными на территории Иркутской области, договоров о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе их деятельности, в областные государственные архивы».
В целях реализации плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Иркутской области намечено:
продолжить работу по электронному взаимодействию государственных и муниципальных архивов области с отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области;
активизировать работу по созданию на официальных интернет-сайтах администраций районов и городских округов разделов (страниц) архивной службы и обеспечению их регулярным информационным наполнением.
Будет продолжена оцифровка архивных фондов, содержащих особо ценные и ценные документы, документы дореволюционного периода, находящиеся в плохом физическом состоянии, а также наиболее востребованные фонды.
С целью рассмотрения наиболее актуальных вопросов развития архивного дела в Иркутской области 26-27 февраля 2014 г. в г. Иркутске будет проведен Совет по архивному делу и совещание-семинар работников архивных учреждений Иркутской области.
В целях контроля за обеспечением сохранности архивных документов относящихся к государственной собственности Иркутской области, а также оказанием практической и методической помощи работникам муниципальных архивов планируется осуществить выезды в 7 муниципальных архивов (г.Усолье-Сибирское, Жигаловский, Качугский, Нукутский, Ольхонский, Черемховский, Эхирит-Булагатский районы).
При планировании также предусмотрено:
принять участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Санкт-Петербург), Российско-монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов, Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа (г. Чита), малого Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа, XXI международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва);
участие в реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)»;
оказание органам местного самоуправления организационной и методической помощи при осуществлении ими государственных полномочий в сфере архивного дела;
разработать и утвердить новое положение о порядке предоставления государственных услуг, оказываемых областным государственным учреждением «Государственный архив Иркутской области» на платной основе;
продолжение работы по созданию и развитию архивных сайтов и обеспечению их регулярным информационным наполнением.
2. Организация хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
В целях обеспечения сохранности архивных документов государственными и муниципальными архивами запланирован комплекс мероприятий по созданию нормативных условий хранения архивных документов.
Предусмотрено строительство нового здания для муниципального архива Катангского района.
Планируется провести капитальный ремонт помещений, выделенных в 2011 году ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу».
В муниципальных архивах запланированы: приобретение и установка кондиционеров в хранилищах, контрольно-измерительных приборов температуры и влажности воздуха, замена оконных блоков, установка сертифицированных металлических дверей. Планируется приобретение и установка металлических стеллажей. Будут приобретены архивные коробки.
В целях усиления пожарной безопасности в зданиях ряда муниципальных архивов планируются: оснащение архивохранилищ системой автоматического пожаротушения, модернизация электропроводки и освещения, перезарядка или приобретение огнетушителей.
В 2014 году будет завершена работа по установке системы автоматического пожаротушения в ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области».
Во взаимодействии с органами местного самоуправления районов и городов области архивное агентство продолжит решение вопросов выделения дополнительных площадей для муниципальных архивов.
В плановом порядке продолжится работа по цикличной проверке наличия и состояния дел в государственных и муниципальных архивах.
В целях предотвращения фактов хищения архивных документов в процессе их использования, в том числе при выдаче пользователям в читальные залы, государственные и муниципальные архивы области продолжат работу по полистной проверке дел, выдаваемых из архивохранилищ пользователям.
С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физического состояния государственными и муниципальными архивами планируется продолжить реставрацию архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
В ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» продолжится работа по выявлению особо ценных документов.
В целях осуществления контроля за исполнением государственных полномочий органами местного самоуправления архивным агентством будут проведены проверки наличия дел, отнесенных к государственной собственности области в 4 муниципальных архивах (Балаганский, Братский, Катангский, Усть-Кутский районы).
В течение года планируется провести заседание комиссии архивного агентства Иркутской области по рассмотрению результатов проверки наличия и состояния документов и организации розыска необнаруженных документов в муниципальных архивах.
Муниципальные архивы области продолжат работу по описанию дел по личному составу ликвидированных организаций, поступивших в архивы в неупорядоченном состоянии.
Продолжится работа по введению сведений в базу данных «Архивный фонд» на уровне единиц хранения.
ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» и ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области» продолжат работу по восстановлению экземплярности описей.
3. Организация комплектования Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов
В 2014 году планируется продолжить работу по пересмотру списков организаций-источников комплектования с учетом Методических рекомендаций «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов»/ Росархив, ВНИИДАД. – М., 2012 г.
Будет составлен сводный список организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Иркутской области.
В 2014 году будет подготовлено и проведено 12 заседаний экспертно-проверочной комиссии архивного агентства, в т. ч. одно выездное на базе архивного отдела администрации муниципального образования Шелеховского района.
С целью обеспечения сохранности документов по выборам депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, муниципальных выборов в Иркутской области (8 сентября 2013 года) будут приняты необходимые меры по упорядочению и приему документов избирательных комиссий области.
В течение года государственными и муниципальными архивами будут продолжены следующие мероприятия:
работа по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Иркутской области;
организация работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства;
оказание методической и практической помощи делопроизводственным и архивным службам организаций всех форм собственности в разработке нормативных и методических документов, регламентирующих их работу;
проведение проверок в организациях-источниках комплектования архивов;
проведение семинаров по архивному делу и делопроизводству для работников делопроизводственных и архивных служб организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов будут;
подготовка и заключение двусторонних договоров между государственными, муниципальными архивами с негосударственными организациями о сохранности документов по личному составу, своевременном их упорядочении, передаче документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы при ликвидации организаций;
выявление сведений о местах хранения документов по личному составу ликвидированных, реорганизованных и сменивших форму собственности организаций.
ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» продолжит работу по ликвидации задолженности по упорядочению документов в организациях - источниках комплектования архива.
4. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Приоритетными направлениями в использовании архивных документов в архивах области в 2014 году по-прежнему будут своевременное и качественное информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления. Особое внимание архивные учреждения области будут уделять своевременному и качественному исполнению запросов социально-правового характера.
Предусмотрено внедрение порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. № 635.
Продолжится работа по внедрению в практику работы государственных и муниципальных архивов области методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера, подготовленных ВНИИДАД в 2012 году.
В целях расширения доступа пользователей к архивным документам будет продолжена работа по рассекречиванию архивных документов (ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области»).
Планируется проведение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории. Запланирована также работа по информационному обслуживанию мероприятий, посвященных юбилейным датам образования городов и районов, населенных пунктов, организаций.
ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» в предстоящем году планирует подготовить:
очередной ежегодный выпуск Календаря знаменательных и памятных дат Иркутской области на 2015 год;
сборник документов о жизни и деятельности В.И. Вагина - общественного деятеля, публициста, историка;
сборник документов «Первая мировая война в документах ОГКУ ГАИО»;
путеводитель по фондам Государственного архива Иркутской области, часть 1 (досоветские фонды);
выставки, посвященные юбилейным датам.
В рамках подписания соглашения о двухстороннем сотрудничестве между Правительством Иркутской области и Правительством Забайкальского края запланирована выставка, посвящённая генерал-губернатору Восточной Сибири - Н.Н. Муравьёву-Амурскому.
ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области» планирует подготовить выставки документов, посвященные дню Победы в Великой Отечественной Войне и 30-летию открытия сквозного движения поездов по Байкало-Амурской магистрали.
Архивное агентство планирует выпуск очередного информационно-методического бюллетеня архивного агентства.
На официальном сайте архивного агентства будут размещены информационные материалы о деятельности архивных учреждений: сведения о поступлении новых фондов, информация о наиболее значимых общественно-политических и культурных событиях, проводимых архивными учреждениями.
Дальнейшее развитие получит сотрудничество архивных учреждений со средствами массовой информации. Предполагается публикация статей в областных и местных изданиях. В эфире телевидения и радиовещания прозвучат передачи, в т.ч. подготовленные муниципальными архивами.
Планируется провести среди архивных учреждений области ежегодный конкурс на лучшую публикацию, теле-радиопередачу среди архивных учреждений области.
Для студентов и школьников будут организованы экскурсии по архивам, проведены школьные уроки. Предстоит проведение традиционной архивной практики студентов – историков и документоведов Иркутского государственного университета, Иркутского колледжа экономики сервиса и туризма.
Государственные и муниципальные архивы продолжат работу по каталогизации архивных документов, по созданию и информационному наполнению автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам.
Заместитель руководителя
архивного агентства Иркутской области О.В. Сыроватская |
