II.оСНОВНЫЕ ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ 1. Письмо-запрос (Inquiry/Enquiry)
Письмо-запрос компания посылает, когда хочет получить подробную информацию о товарах (goods):
имеются ли они в наличии (availability of goods);
уточнить сроки поставки (delivery dates);
получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts);
узнать о ценах на товар (prices of goods);
получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods);
количество и качество (quantity and quality).
При написании писем-запросов следует как можно подробнее изложить суть вопроса, чтобы скорее получить интересующий вас ответ.
Если вы обращаетесь с запросом в компанию первый раз, то при написании письма следует придерживаться следующей структуры.
Структура письма-запроса
Указание на источник информации о данной компании её товаре.
Вопросы для обсуждения.
Краткие сведения о вашей компании.
Выражение надежды на сотрудничество.
При повторном запросе в письмо включается только второй пункт. Как правило письмо-запрос печатается на фирменном бланке, на котором указывается название компании - отправителя запроса, её почтовый адрес, номер телефона и факса.
Клише и выражения писем-запросов
Указание на источник информации о компании и её товаре
We read your advertisement in... - Мы прочитали вашу рекламу в...
With regard to your advertisement in... of ...we would ask you ... -В связи с публикацией вашей рекламы в ... от ... мы хотели бы попросить...
We have heard of your products from ... - Мы узнали о продукции вашей компании из...
We have seen your current catalogue showing ... - Мы увидели ваш последний каталог, в котором показаны...
Вопросы для обсуждения
We are interested in buying (importing)... — Мы заинтересованы в покупке (импорте)...
Please inform us (let us know) as soon as possible... - Просим сообщить нам как можно скорее...
Would you please inform us if it is possible to deliver... - Просим сообщить нам, сможете ли вы поставить ...
Please let us know what quantities you are able to deliver till... -пожалуйста сообщите нам какое количество вы сможете поставить до...
Could you let us have a quotation for... – Не могли бы вы сообщить нам расценку на...
Would you kindly quote your price and terms of delivery (terms of payment) for... — He могли бы вы установить нам цены и условия поставки (оплаты) на...
We would like to have further details about... - Мы бы хотели получить более подробную информацию о...
We would like to represent your products in our market... - Мы хотели бы представлять вашу продукцию на нашем рынке...
Please send us samples of ...(your catalogues, leaflets...). -Пожалуйста, вышлите нам образцы ...(своих каталогов, брошюр)
Краткие сведения о своей компании
As distributors we have a large network of... — Как дистрибьюторы мы имеем обширную сеть...
In connection with this... - В связи с этим...
We are distributors (importers, retailers...) of... - Мы являемся дистрибьюторами (импортёрами, продавцами...)
We would like to get in touch with manufacturers (suppliers, sellers...) of... - Мы хотели бы установить контакт с производителями (поставщиками, продавцами...)
There is a large market here for your products. - Ваши изделия найдут у нас огромный рынок (своего покупателя).
For over... years our company has imported from western countries...
- Более чем… лет наша компания импортирует из западных стран...
Our company was founded in... - Наша компания была основана в .. .году.
We usually effect payment by letter of credit (cheque, bank transfer...)
— Мы обычно производим оплату путём открытия аккредитива
(чеков, переводов).
Выражение надежды на сотрудничество
If your prices are competitive (the samples meet the standards, your equipment complies with our requirements) we may be able to let you have regular orders. - Если ваши цены устроят нас, (образцы будут соответствовать требованиям стандартов, ваше оборудование будет удовлетворять нашим требованиям) мы будем регулярно заказывать вашу продукцию.
We look forward to your early reply. - С нетерпением ждем вашего ответа.
Your prompt answer would be appreciated. - Будем признательны за быстрый ответ.
New Words:
advertisement - реклама
|
catalogues - каталоги
|
products - продукция
|
distributors - дистрибьюторы
|
current catalogue - последний каталог
|
network - сеть
|
to deliver – поставлять
|
importers - импортёры
|
quantity - количество
|
retailers - продавцы
|
a quotation for - расценка на
|
get in touch - установить контакт
|
price - цена
|
manufacturers – производители
|
terms of delivery - условия поставки
|
sellers - продавцы
|
terms of payment - условия оплаты
|
suppliers - поставщики
|
goods - товары
|
letter of credit - аккредитив
|
delivery dates - сроки поставки
|
cheque - чек
|
discounts - скидки
|
bank transfer - банковский перевод
|
quality - качество
|
range - ассортимент
|
in the market - на рынке
|
price list - прейскурант
|
samples - образцы
|
typical contract - типичный договор
|
leaflets - брошюры
|
|
Образец письма-запроса
Sea Products Ltd.
15 London Road
Exeter EX4 4JY
England 15 February, 2011
Dear Sirs,
We read your advertisement in the ‘Sea Products’ of 5th December. We are interested in buying your equipment for producing sea products. Would you kindly send us more information about this equipment:
price
dates of delivery
terms of payment
guarantees
if the price includes the cost of equipment installation and staff training.
Our company specializes in distributing sea products in Russia. We have more than 50 dealers and representatives in different regions and would like to start producing sea products in Russia. If your equipment meets our requirements, and we receive a favourable offer, we will be able to place a large order for your equipment.
Your early reply would be appreciated.
Yours faithfully,
V. Petrov
V. Petrov
Export-Import Manager
|
Блок письма-запроса
Адресат Дата
|
Кас.
|
|
|
(наименование товара)
|
Просим Вас сделать нам предложение на
|
|
|
(наименование товара)
|
Количество
|
|
Качество
|
|
Срок поставки
|
|
Условия поставки
|
|
Упаковка
|
|
С уважением,
Подпись
|
Letter Block for an Inquiry
Addressee Date
|
Re:
|
|
We ask you to make us an offer for
|
|
|
(description of goods)
|
Quantity
|
|
Quality
|
|
Delivery
|
|
Terms of delivery
|
|
Packing
|
|
Yours faithfully,
Signature
|
Образец заполнения
Адресат 20.02.201
|
Кас.
|
ленточные фильтры
|
|
(наименование товара)
|
Просим Вас сделать нам предложение на
|
ленточный фильтр
|
|
(наименование товара)
|
Количество
|
2
|
Качество
|
должно соответствовать прилагаемой спецификации
|
Срок поставки
|
не позднее октября 201…г.
|
Условия поставки
|
«С завода», включая расходы по погрузке
|
|
|
Упаковка
|
специальные контейнеры для морской перевозки
|
С уважением,
Подпись
|
Образец заполнения
Addressee 20 February 201…
|
Re:
|
Band Filters
|
We ask you to make us an offer for
|
band filters
|
|
(description of goods)
|
Quantity
|
2
|
Quality
|
according to the enclosed Specification
|
Delivery
|
not later then October, 201…
|
Terms of delivery
|
«Ex works» including loading expenses
|
|
|
Packing
|
seaworthy packing in special containers
|
Yours faithfully,
Signature
| |
