I.Правила оформления и структура делового письма
В международной деловой переписке сложились определенные правила, которым следуют все, кто обращается к этой форме делового общения. В первую очередь эти правила касаются оформления письма на бумаге и соблюдения языкового стиля делового письма. В некотором смысле деловое письмо – это визитная карточка написавшего его.
Существует два стиля написания деловых писем: «полувтянутый» стиль (semi-indented style) и блочный стиль (block style).
Для «полувтянутого» стиля характерно:
каждый абзац письма начинается с красной строки, т.е. отступив от левого поля пять знаков;
употребление закрытого типа пунктуации, т.е. использование запятой в следующих случаях:
в написании даты (перед годом);
в написании внутреннего адреса (в конце каждой строки);
после вступительного обращения;
в заключительной форме вежливости.
Этот стиль используется в сугубо официальных письмах, написанных по важным и торжественным поводам.
Для блочного стиля характерно:
каждая строчка начинается от левого поля без отступов;
между абзацами используется двойной межстрочный интервал;
открытый тип пунктуации: запятые не ставятся при написании даты, внутреннего адреса, после вступительного обращения, после заключительной формы вежливости.
Этот стиль современной деловой переписки, самый распространенный в наши дни.
Письмо, выполненное в «полувтянутом» стиле (semi-indented style).
Письмо1
Corona Ltd
|
|
Calle Lavalle 340, Madrid, Spain
|
|
tel. 695403; fax 6954589
|
|
United Processing Machines Ltd,
|
20 April, 2011
|
181 South Road,
|
|
Dublin,
|
|
Ireland
|
|
Dear Sirs,
|
|
Subject: processing machines
|
|
We are interested in the processing machines manufactured by your company and
|
advertised in the latest issue of "Consumer".
|
|
Please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We
|
would be much obliged if we could have them by return.
|
|
We are looking forward to hearing from you soon.
|
|
|
Yours faithfully,
|
A. Ramos, Marketing Manager
|
Письмо, выполненное в блочном стиле (block style).
Письмо 2
UNITED PROCESSING MACHINES LTD
|
181 South Road, Dublin, Ireland
|
|
tel. 1234567; 89454332
|
|
27 April, 2011
|
Mr. A. Ramos, Marketing Manager
|
|
Corona Ltd
|
|
Calle Levalle 340
|
|
Madrid
|
|
Spain
|
|
Dear Mr. A. Ramos
|
|
Subject: processing machines
|
|
Thank you for your letter of 20 April 2011.
|
|
I have pleasure in sending you our latest catalogue and a price list for the whole range of processing machines manufactured by our company.
|
I look forward to hearing from you soon.
|
|
Yours sincerely
Ken Lane, Marketing Manager
|
Enc: catalogue
|
|
Структура делового письма
Письмо состоит из:
Letterhead - шапка бланка или адрес отправителя (Return address, Sender’s address, Addresser).
Date - дата отправления.
Inside Address - внутренний адрес или адрес компании-адресата (Addressee, the Delivery address, Recipient’s address, Mailing address).
Salutation – приветствие.
Subject line - указание на тему письма.
The Body of the letter - текст письма.
Complimentary Close - заключительная форма вежливости.
Signature Block - блок подписи.
Enclosure - приложение.
СС Notation - указание на рассылку копий.
Правила оформление деловых писем
Официальные письма пишутся на специальных бланках и содержат определённый набор реквизитов и определённый порядок их расположения.
Обязательными реквизитами письма являются:
1. Шапка фирменного бланка
Шапка включает в себя название фирмы, её эмблему, почтовый адрес, номер телефона, факс и адрес электронной почты.
2. Дата
Дата располагается в правом верхнем углу на уровне внутреннего адреса (в Великобритании), пишут число, месяц, год. Месяц пишут с заглавной буквы, перед годом ставят запятую.
Для американских деловых писем характерно следующее написание дат:
дата располагается в левом верхнем углу, над внутренним адресом;
сначала пишется название месяца, а затем число и год, перед годом ставят запятую.
Обозначение цифрами всей даты, может внести путаницу (т.к. её последовательность в британском и американском вариантах различны).
3. Внутренний адрес (адрес компании-адресата)
Внутренний адрес располагается в левом углу непосредственно у края левого поля.
В зависимости от того, кому непосредственно адресуют письмо, первая строка будет содержать разную информацию:
а) название компании, если вы адресуете письмо непосредственно в компанию
Black & Co Ltd
33 Highroad
London NW13ET
England
б) фамилия и должность, если письмо направлено определённому должностному лицу
Mr. J. Rock, Manager
Black & Co Ltd
33Highroad
London NW13ET
England
Почтовый адрес компании располагается в определённом порядке: 1ая строка - номер дома, название улицы; 2ая строка - название города, его почтовый индекс (указание штата в США); З-я строка - название страны (полное или аббревиатурное).
Если вы хотите, чтобы письмо было передано определённому сотруднику, то строкой ниже внутреннего адреса следует указать «Внимание»- Attention of (attn/of).
Hutson High-tech Inc.
59, Green Ave.
Chicago, Illinois
USA
Attention of Mr. Read.
Если вы не знаете, кто непосредственно занимается в компании интересующим вас вопросом, то можно адресовать письмо в секретариат компании.
The Secretary
Black & Co Inc.
18 Sweet Ave.
New-York, N.Y.
USA
При написании внутреннего адреса часто употребляются следующие сокращения:
A. В названии компании:
PLC или р1с - вместо Public Limited Company (акционерное общество открытого типа)
Ltd - вместо Limited (акционерное общество закрытого типа) в названии английских компаний с ограниченной ответственностью.
Corp. — вместо Corporation (в названии американских компаний, в форме корпораций)
4. Inc. вместо Incorporated (акционерное общество, зарегистрированное как корпорация) в названии американских компаний.
B. В почтовом адресе:
Rd – Road;
St – Street;
Sq. – Square;
# - номер дома в США;
№ - номер дома в Великобритании.
При указании имени адресата:
Mr - при обращении к мужчине;
Miss - при обращении к незамужней женщине;
Mrs - при обращении к замужней женщине;
Ms - если неизвестно, замужем она или нет.
Если мы сокращаем слово во внутреннем адресе, то следует помнить, что:
а) точка ставится после инициалов при написании имени: J. W. Brown
б) точка не ставится в конце сокращенного слова, если первая и
последняя буква сокращенного слова совпадают с первой и последней
буквой полного слова:
Dr (Doctor), Mr (Mister), Mrs (Missis), Ltd (Limited), Dept (Department) - отдел, Rd (Road), St (Street).
в) точка не ставится в сокращениях названия стран или организаций:
GB (Great Britain), UK (United Kingdom), USA (The United States of America), CA (Canada), FR (France), IT (Italy), G (Germany), JP (Japan), PLC (Public Limited Company)
Кроме того, надо помнить, что при написании внутреннего адреса слово, обозначающее название фирмы, должности пишутся с заглавной буквы. Артикли, предлоги, союзы — пишутся с маленькой буквы. Исключение - определённый артикль, если он является первым словом. The Bank of England, President.
4. Вступительное обращение
Письмо на имя компании, требует обращения: Dear Sirs. Обращение в американских компаниях начинается словом: Gentlemen.
Словами "dear Madam" начинается письмо, адресованное женщине.
Письмо, адресованное сотруднику фирмы, чьё имя вам известно, начинаются словами: Dear Mr White, Dear Mrs White. Обращение к другу можно начать "Dear John".
5. Тема письма (краткое содержание письма)
Между вступительным обращением и основным текстом письма иногда кратко сообщается его содержание или тема. Все слова пишутся с большой буквы, кроме артиклей, предлогов и союзов. Если письмо написано блочным стилем, то тема располагается ниже вступительного обращения и отделяется от него двумя интервалами. Перед темой обычно печатаются слова: Subject или About (сокращенно Abt).
В американских письмах тема иногда располагается над вступительным обращением.
Перед кратким содержанием письма можно встретить сокращение Re: (касательно, относительно)
Блочный стиль.
Dear Sales Manager
Subject: Office Furniture
Американский вариант блочного стиля.
Re: Vacuum Cleaners.
Gentlemen
6. Текст письма
Текст письма состоит из З-х частей:
Вступительный абзац.
Основное содержание.
Заключительный абзац.
Вступительный абзац состоит из 2-3 предложений. Следует указать причину написания письма, сделать ссылку на предыдущую переписку, встречу или переговоры, выразить определённое отношение (чувство благодарности, заинтересованности, удовольствия).
В основном содержании рекомендуется затрагивать один вопрос.
В заключительном абзаце автор письма подводит итог сказанному, выражает свои намерения по поводу предмета переписки. В этом абзаце могут использоваться следующие выражения:
We hope to establish profitable business relations with your company. (Мы надеемся установить выгодные деловые отношения с вашей компанией)
We look forward to hearing from you soon. (С нетерпением ожидаем Вашего ответа в ближайшем будущем).
We look forward to trading with you to the mutual benefit of our companies. (С нетерпением ожидаем развития торговли с Вами к взаимной выгоде обеих компаний).
We would appreciate if you (could)... (Мы будем признательны если вы...)
7. Заключительная форма вежливости
Заключительная форма вежливости располагается через два интервала от содержания письма. Чаще всего используют фразы: Yours faithfully - С уважением. Sincerely yours - Искренне Ваш используется, если вы встречались с человеком или уже разговаривали с ним. With love, Ever yours, All my love - обращаются к другу или родственнику.
8. Подпись
Подпись располагается справа под заключительной формой вежливости. Подпись обычно состоит из нескольких элементов, каждый из которых пишется на отдельной строке и не отделяется запятой. Наиболее распространенным является следующий порядок:
название фирмы, от имени которой написано письмо;
подпись – от руки чернилами;
расшифровка подписи;
указание должности лица, подписавшего письмо.
Yours sincerely - искренне Ваш
(подпись)
М. Green
General Manager - под фамилией указывают должность
Строки в подписи обычно не отделяют запятыми.
9. Приложения
Если к письму прилагаются документы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure (приложение) или Enc. Если есть больше одного предложения, то указывают их количество.
10. Указание на рассылку копий
Если копии письма направлены и в другие организации, то на это тоже надо делать ссылку ниже строки «Приложения». Сору: ... или С.С.
|
