Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс»






НазваниеУчебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс»
страница2/11
Дата публикации10.02.2015
Размер0.6 Mb.
ТипУчебное пособие
e.120-bal.ru > Экономика > Учебное пособие
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

I.Правила оформления и структура делового письма


В международной деловой переписке сложились определенные правила, которым следуют все, кто обращается к этой форме делового общения. В первую очередь эти правила касаются оформления письма на бумаге и соблюдения языкового стиля делового письма. В некотором смысле деловое письмо – это визитная карточка написавшего его.

Существует два стиля написания деловых писем: «полувтянутый» стиль (semi-indented style) и блочный стиль (block style).
Для «полувтянутого» стиля характерно:

  1. каждый абзац письма начинается с красной строки, т.е. отступив от левого поля пять знаков;

  2. употребление закрытого типа пунктуации, т.е. использование запятой в следующих случаях:

    • в написании даты (перед годом);

    • в написании внутреннего адреса (в конце каждой строки);

    • после вступительного обращения;

    • в заключительной форме вежливости.

Этот стиль используется в сугубо официальных письмах, написанных по важным и торжественным поводам.
Для блочного стиля характерно:


  1. каждая строчка начинается от левого поля без отступов;

  2. между абзацами используется двойной межстрочный интервал;

  3. открытый тип пунктуации: запятые не ставятся при написании даты, внутреннего адреса, после вступительного обращения, после заключительной формы вежливости.

Этот стиль современной деловой переписки, самый распространенный в наши дни.

Письмо, выполненное в «полувтянутом» стиле (semi-indented style).
Письмо1

Corona Ltd




Calle Lavalle 340, Madrid, Spain




tel. 695403; fax 6954589




United Processing Machines Ltd,

20 April, 2011

181 South Road,




Dublin,




Ireland





Dear Sirs,




Subject: processing machines




We are interested in the processing machines manufactured by your company and

advertised in the latest issue of "Consumer".




Please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We

would be much obliged if we could have them by return.




We are looking forward to hearing from you soon.






Yours faithfully,

A. Ramos, Marketing Manager

Письмо, выполненное в блочном стиле (block style).

Письмо 2

UNITED PROCESSING MACHINES LTD

181 South Road, Dublin, Ireland




tel. 1234567; 89454332




27 April, 2011


Mr. A. Ramos, Marketing Manager




Corona Ltd




Calle Levalle 340




Madrid




Spain





Dear Mr. A. Ramos





Subject: processing machines





Thank you for your letter of 20 April 2011.




I have pleasure in sending you our latest catalogue and a price list for the whole range of processing machines manufactured by our company.

I look forward to hearing from you soon.




Yours sincerely

Ken Lane, Marketing Manager

Enc: catalogue




Структура делового письма
Письмо состоит из:

  1. Letterhead - шапка бланка или адрес отправителя (Return address, Sender’s address, Addresser).

  2. Date - дата отправления.

  3. Inside Address - внутренний адрес или адрес компании-адресата (Addressee, the Delivery address, Recipient’s address, Mailing address).

  4. Salutation – приветствие.

  5. Subject line - указание на тему письма.

  6. The Body of the letter - текст письма.

  7. Complimentary Close - заключительная форма вежливости.

  8. Signature Block - блок подписи.

  9. Enclosure - приложение.

  10. СС Notation - указание на рассылку копий.


Правила оформление деловых писем

Официальные письма пишутся на специальных бланках и содержат определённый набор реквизитов и определённый порядок их расположения.

Обязательными реквизитами письма являются:

1. Шапка фирменного бланка

Шапка включает в себя название фирмы, её эмблему, почтовый адрес, номер телефона, факс и адрес электронной почты.

2. Дата

Дата располагается в правом верхнем углу на уровне внутреннего адреса (в Великобритании), пишут число, месяц, год. Месяц пишут с заглавной буквы, перед годом ставят запятую.

Для американских деловых писем характерно следующее написание дат:

  • дата располагается в левом верхнем углу, над внутренним адресом;

  • сначала пишется название месяца, а затем число и год, перед годом ставят запятую.

Обозначение цифрами всей даты, может внести путаницу (т.к. её последовательность в британском и американском вариантах различны).

3. Внутренний адрес (адрес компании-адресата)

Внутренний адрес располагается в левом углу непосредственно у края левого поля.

В зависимости от того, кому непосредственно адресуют письмо, первая строка будет содержать разную информацию:

а) название компании, если вы адресуете письмо непосредственно в компанию
Black & Co Ltd

33 Highroad

London NW13ET

England

б) фамилия и должность, если письмо направлено определённому должностному лицу

Mr. J. Rock, Manager

Black & Co Ltd

33Highroad

London NW13ET

England

Почтовый адрес компании располагается в определённом порядке: 1ая строка - номер дома, название улицы; 2ая строка - название города, его почтовый индекс (указание штата в США); З-я строка - название страны (полное или аббревиатурное).

Если вы хотите, чтобы письмо было передано определённому сотруднику, то строкой ниже внутреннего адреса следует указать «Внимание»- Attention of (attn/of).

Hutson High-tech Inc.

59, Green Ave.

Chicago, Illinois

USA
Attention of Mr. Read.

Если вы не знаете, кто непосредственно занимается в компании интересующим вас вопросом, то можно адресовать письмо в секретариат компании.

The Secretary

Black & Co Inc.

18 Sweet Ave.

New-York, N.Y.

USA

При написании внутреннего адреса часто употребляются следующие сокращения:

A. В названии компании:

  1. PLC или р1с - вместо Public Limited Company (акционерное общество открытого типа)

  2. Ltd - вместо Limited (акционерное общество закрытого типа) в названии английских компаний с ограниченной ответственностью.

  3. Corp. — вместо Corporation (в названии американских компаний, в форме корпораций)

4. Inc. вместо Incorporated (акционерное общество, зарегистрированное как корпорация) в названии американских компаний.

B. В почтовом адресе:

  • Rd – Road;

  • St – Street;

  • Sq. – Square;

  • # - номер дома в США;

  • № - номер дома в Великобритании.

  1. При указании имени адресата:

    • Mr - при обращении к мужчине;

    • Miss - при обращении к незамужней женщине;

    • Mrs - при обращении к замужней женщине;

    • Ms - если неизвестно, замужем она или нет.

Если мы сокращаем слово во внутреннем адресе, то следует помнить, что:

а) точка ставится после инициалов при написании имени: J. W. Brown

б) точка не ставится в конце сокращенного слова, если первая и
последняя буква сокращенного слова совпадают с первой и последней
буквой полного слова:

Dr (Doctor), Mr (Mister), Mrs (Missis), Ltd (Limited), Dept (Department) - отдел, Rd (Road), St (Street).

в) точка не ставится в сокращениях названия стран или организаций:
GB (Great Britain), UK (United Kingdom), USA (The United States of America), CA (Canada), FR (France), IT (Italy), G (Germany), JP (Japan), PLC (Public Limited Company)

Кроме того, надо помнить, что при написании внутреннего адреса слово, обозначающее название фирмы, должности пишутся с заглавной буквы. Артикли, предлоги, союзы — пишутся с маленькой буквы. Исключение - определённый артикль, если он является первым словом. The Bank of England, President.

4. Вступительное обращение

Письмо на имя компании, требует обращения: Dear Sirs. Обращение в американских компаниях начинается словом: Gentlemen.

Словами "dear Madam" начинается письмо, адресованное женщине.

Письмо, адресованное сотруднику фирмы, чьё имя вам известно, начинаются словами: Dear Mr White, Dear Mrs White. Обращение к другу можно начать "Dear John".

5. Тема письма (краткое содержание письма)

Между вступительным обращением и основным текстом письма иногда кратко сообщается его содержание или тема. Все слова пишутся с большой буквы, кроме артиклей, предлогов и союзов. Если письмо написано блочным стилем, то тема располагается ниже вступительного обращения и отделяется от него двумя интервалами. Перед темой обычно печатаются слова: Subject или About (сокращенно Abt).

В американских письмах тема иногда располагается над вступительным обращением.

Перед кратким содержанием письма можно встретить сокращение Re: (касательно, относительно)

Блочный стиль.

Dear Sales Manager

Subject: Office Furniture

Американский вариант блочного стиля.

Re: Vacuum Cleaners.

Gentlemen

6. Текст письма

Текст письма состоит из З-х частей:

  • Вступительный абзац.

  • Основное содержание.

  • Заключительный абзац.

Вступительный абзац состоит из 2-3 предложений. Следует указать причину написания письма, сделать ссылку на предыдущую переписку, встречу или переговоры, выразить определённое отношение (чувство благодарности, заинтересованности, удовольствия).

В основном содержании рекомендуется затрагивать один вопрос.

В заключительном абзаце автор письма подводит итог сказанному, выражает свои намерения по поводу предмета переписки. В этом абзаце могут использоваться следующие выражения:
We hope to establish profitable business relations with your company. (Мы надеемся установить выгодные деловые отношения с вашей компанией)

We look forward to hearing from you soon. (С нетерпением ожидаем Вашего ответа в ближайшем будущем).

We look forward to trading with you to the mutual benefit of our companies. (С нетерпением ожидаем развития торговли с Вами к взаимной выгоде обеих компаний).

We would appreciate if you (could)... (Мы будем признательны если вы...)

7. Заключительная форма вежливости

Заключительная форма вежливости располагается через два интервала от содержания письма. Чаще всего используют фразы: Yours faithfully - С уважением. Sincerely yours - Искренне Ваш используется, если вы встречались с человеком или уже разговаривали с ним. With love, Ever yours, All my love - обращаются к другу или родственнику.

8. Подпись

Подпись располагается справа под заключительной формой вежливости. Подпись обычно состоит из нескольких элементов, каждый из которых пишется на отдельной строке и не отделяется запятой. Наиболее распространенным является следующий порядок:

  1. название фирмы, от имени которой написано письмо;

  2. подпись – от руки чернилами;

  3. расшифровка подписи;

  4. указание должности лица, подписавшего письмо.


Yours sincerely - искренне Ваш

(подпись)

М. Green

General Manager - под фамилией указывают должность
Строки в подписи обычно не отделяют запятыми.

9. Приложения

Если к письму прилагаются документы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure (приложение) или Enc. Если есть больше одного предложения, то указывают их количество.

10. Указание на рассылку копий

Если копии письма направлены и в другие организации, то на это тоже надо делать ссылку ниже строки «Приложения». Сору: ... или С.С.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Похожие:

Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс» iconУчебное пособие разработано в соответствие с программой дисциплины...
Учебное пособие предназначено для студентов вузов, обучающихся по направлению «Прикладная информатика». Учебное пособие также может...

Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс» iconУчебное пособие дает представление о теории и практике функционирования...
Учебное пособие предназначено для студентов, аспирантов и преподавателей экономических вузов, слушателей школ бизнеса, экономистов,...

Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс» iconУчебное пособие Курс лекций Для студентов высших учебных заведений...
Учебное пособие предназначено для студентов вузов, но может быть полезно и тем, кто самостоятельно изучает экономическую теорию

Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс» iconЛитература Введение
Учебное пособие предназначено для магистров дневного и заочного отделений экономических специальностей. Данное учебное пособие может...

Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс» iconСборник задач по физике : учебное пособие для студентов вузов / под...
Курс физики : учебное пособие для студентов вузов / Р. И. Грабовский. 12-е изд., стер. Санкт-Петербург; Москва; Краснодар : Лань,...

Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс» iconА. В. Непомнящий Рынок ценных бумаг Учебное пособие Москва 2008
Учебное пособие предназначено для студентов вузов специальностей «Менеджмент организаций», «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит» и«Финансы...

Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс» iconУчебное пособие для вузов
Экономика градостроительства: Учебное пособие для вузов / Под ред. Ю. Ф. Симионова. – М.: Икц «МарТ», Ростов-н/Д: Издательский центр...

Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс» iconУчебное пособие подготовлено в соответствии с программой курса по...
Учебное пособие предназначено для студентов экономических специальностей

Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс» iconУчебное пособие для студентов (контрольные вопросы, задачи и домашние...
В пособии даны рекомендуемые темы рефератов, примерный перечень вопросов к экзамену и тематика курсовых и квалификационных работ

Учебное пособие для студентов экономических вузов Волгоград «информресурс» iconУчебное пособие содержит упражнения, задания, образцы документов...
Учебное пособие предназначено для студентов неязыковых факультетов педагогических вузов и может быть использовано для аудиторной...






При копировании материала укажите ссылку © 2016
контакты
e.120-bal.ru
..На главную